Gestão
Por em 31 de maio de 2022

Produtividade no trabalho: 7 dicas para ser mais eficiente

Conhecer boas técnicas para melhorar a produtividade no trabalho é algo que pode ser positivo para você, como profissional e, também, para a empresa como um todo. 

Afinal, a produtividade diz respeito a otimização de tempo e de energia, entregando o melhor resultado possível no menor tempo disponível e utilizando menos recursos. 

Entretanto, engana-se quem pensa que produtividade no trabalho está relacionada simplesmente com trabalhar sem parar. 

Afinal, essa ação, ao invés de ser positiva, poderá impactar negativamente na qualidade de vida do profissional e, ainda, prejudicar o resultado final das tarefas. 

Produtividade relaciona-se com entregar as demandas de forma qualificada e na quantidade adequada. Para isso, saber como se organizar e conhecer boas técnicas que auxiliem na priorização de tarefas pode fazer toda a diferença. Acompanhe e entenda mais sobre como fazer isso! 

O que é produtividade no trabalho?

Produtividade no trabalho significa produzir o máximo possível com a menor quantidade de recursos.

Esses recursos podem ser tanto financeiros ou até mesmo o próprio tempo em si para uma demanda ser feita. Afinal, o tempo é um recurso importante para realizar tarefas.

Dessa forma, um profissional produtivo é aquele que organiza e otimiza o seu tempo para gerar mais resultados com um menor esforço e menor tempo. 

O foco da produtividade no trabalho é garantir que cada profissional gaste menos tempo em cada tarefa de forma a conseguir desenvolver mais projetos. 

Porém, a qualidade também é importante na realização de cada tarefa. Afinal, de nada adianta dedicar menos tempo para uma demanda se ela deverá ser refeita depois. 

Assim sendo, produtividade no trabalho pode ser compreendida como um equilíbrio entre qualidade de quantidade de trabalho.

Para isso, em busca de alcançar esse equilíbrio, é essencial saber quais são os momentos de descanso e quais são os momentos de foco. 

Isso mesmo! Afinal, ser produtivo não significa “não parar nunca”. Entretanto, é importante que essas divisões do seu tempo de descanso e de trabalho sejam previamente planejadas, já que é difícil ter uma boa produtividade sem um bom planejamento.

Por isso, confira abaixo nossas dicas e sugestões de técnicas que você pode seguir para melhorar a sua gestão e produtividade no trabalho e alcançar resultados ainda mais positivos para o seu negócio.

7 dicas para ter mais produtividade no trabalho

1. Faça uma lista com as tarefas do dia – e, ao final do dia, revisite essa lista para saber se conseguiu cumprir o que estava planejado

Para ter uma boa produtividade no trabalho, dedique os primeiros momentos do seu dia para listar as suas principais tarefas que devem ser feitas hoje. 

Esse cuidado fará com que você não se perca nas demandas e saiba como agir caso surjam novas tarefas a serem feitas ainda durante o dia.

Por fim, ao final de cada dia, desenvolva o hábito de rever a lista de tarefas feita pela manhã. Risque as atividades que foram completadas e, caso algo tenha ficado pendente, passe para amanhã. 

Alguma tarefa perdeu importância? Então tire-a da lista e/ou deixe-a anotada em uma espécie de “o que precisa ser feito”, mas que não é urgente. Assim, quando tiver um tempo livre, poderá se dedicar a essa função. 

2. Comece pelas tarefas mais difíceis

No início do dia de trabalho você ainda está com a cabeça fresca e descansado. Ainda tem mais foco e energia. Por isso, uma boa dica para aumentar a sua produtividade no trabalho é iniciar a sua rotina com as tarefas mais difíceis, que dão mais trabalho e que não são as suas preferidas.

Ao fazer essa ação, você logo tirará essas obrigações mais penosas da sua lista e se sentirá mais motivado a seguir o dia trabalhando com tarefas menos “pesadas”. 

Assim sendo, quando chegar no fim do expediente, restarão ações mais simples, ideais para serem feitas quando a energia não está mais no seu nível máximo, mas que ainda precisam ser feitas. 

3. “Se tudo é urgente, nada é urgente”

Além de priorizar as suas tarefas mais difíceis no início do expediente, lembre-se de trabalhar com prazos realistas. A máxima “se tudo é urgente, nada é urgente” faz todo o sentido para quem está em busca de melhorar a produtividade no trabalho.

Isso significa que é importante saber como priorizar as demandas de acordo com a sua complexidade e, também, com a sua urgência. 

Assim sendo, aquilo que precisa ser entregue antes, deve ser feito antes. O que pode esperar um pouco deixa de ser prioridade e passa a ser feito a partir do momento que você entregou a tarefa mais urgente. 

4. Para melhorar sua produtividade no trabalho, cronometre as suas tarefas 

Saber quanto tempo você leva para realizar uma tarefa é algo que vai te ajudar, e muito, na hora de organizar o seu dia de trabalho. Por isso, uma boa ideia é cronometrar as suas demandas.

Dessa maneira, você terá um melhor autoconhecimento da sua rotina e produtividade. Acrescente, também, os períodos de descanso planejados para o dia. Afinal, ninguém passa todas as horas de trabalho 100% focado.

Uma boa dica é utilizar a técnica pomodoro, que consiste em passar 25 minutos diretos concentrado completamente em uma tarefa e, após, fazer cinco minutos de pausa entre cada atividade. 

Aliás, lembre-se de que esses cinco minutos de pausa não devem ser ignorados na hora de cronometrar as suas demandas. Afinal, eles fazem parte da sua melhora de produtividade. 

5. Trave a sua agenda, isole-se e tenha seus momentos de concentração plena quando necessário

Existem momentos em que é preciso isolar-se e focar completamente em uma tarefa. Quando isso acontecer, não hesite em “se fechar” no seu mundo para conseguir desenvolver as demandas necessárias.

Caso trabalhe em um local com outras pessoas, procure um espaço físico em que possa trabalhar sem interrupções para realizar essas tarefas. 

Caso trabalhe de forma remota, “trave” a sua agenda durante esse período para que possa se concentrar na sua demanda.

Inclusive, já se tornou um hábito comum em diversas empresas os profissionais trancarem a agenda durante um dia da semana para ficarem mais dedicados a uma função específica, como fazer um planejamento de uma ação grande e/ou um preenchimento de planilhas que precisa ser feito toda quarta-feira, por exemplo.

Entretanto, vale lembrar que, caso o profissional decida travar a agenda, ele deve informar o restante do time para que todos fiquem cientes.

6. Faça pausas planejadas a cada uma hora ou uma hora e meia, dependendo da sua agenda

Além da técnica pomodoro, que consiste em descansar cinco minutos a cada 25 trabalhados, você também pode precisar de intervalos maiores para “esfriar a cabeça” após um período maior de trabalho.

Assim sendo, aderir a um intervalo de 15 a 20 minutos de descanso após uma hora ou uma hora e meia de trabalho pode ser uma boa prática para melhorar a sua produtividade. Isso porque o cérebro humano tem dificuldade de ficar focado em uma só tarefa após cerca de 60 ou 90 minutos. 

Dessa maneira, para aproveitar o período de descanso entre tarefas, tome um café, cheque as redes sociais, assista a um vídeo, dê uma “esticada” no corpo, cheque e-mails… 

Busque separar o seu dia de trabalho em blocos e, ao invés de ficar rolando nas redes sociais de forma “aleatória” durante o dia, por exemplo, faça isso durante os períodos de pausa estipulados na sua rotina. 

7. Para melhorar a produtividade no trabalho, conte com uma equipe integrada

Empresas que buscam melhorar a sua eficiência e produtividade precisam contar com um time de colaboradores engajado e integrado. 

Para isso, pode ser importante definir uma agenda semanal ou até mesmo diária para que todos estejam alinhados sobre as demandas e prioridades. 

Além disso, esse encontro da equipe pode ajudar no “destravamento” de tarefas, já que os colaboradores podem encontrar soluções para questões que ainda estavam travadas e, também, oferecer e receber auxílio de outros colegas. 

Ademais, a rotina de alinhamento auxilia a tornar o grupo mais unido e estimula todos a utilizarem melhor o seu tempo e o dos demais profissionais da equipe.

E então, gostou das nossas dicas para melhorar a sua produtividade no trabalho? Aproveite para compartilhar com a sua equipe e alcançar melhores resultados no seu negócio!